Hướng dẫn scan và lưu trữ tài liệu ở văn phòng

Hiện nay có rất nhiều loại máy scan như: máy scan phẳng, máy scan 2 mặt, máy scan 1 mặt, máy scan cầm tay. Khi chọn máy scan, bạn phải thiết lập và tổ chức hệ thống hồ sơ ảo của mình. Nếu có ý định scan các tài liệu ở văn phòng sử dụng trong các chương trình chỉnh sửa văn bản như MS Word, Office hay WordPad, hay chọn máy scan có cài đặt OCR.

Để scan và lưu trữ tài liệu ở văn phòng bạn có thể làm theo hướng dẫn sau:

1. Cài đặt phần mềm driver đi kèm với máy scan lên máy tính mà máy scan được kết nối. Nếu dùng một máy scan nối mạng sẽ phải cài đặt thêm driver trên mỗi máy tính sử dụng máy scan, nhưng không phải là các máy tính để xem tài liệu. Thực hiện theo các chú ý và hướng dẫn trên màn hình để phần mềm scan được cài đặt đúng chuẩn.
2. Nhấp đúp chuột vào phần mềm scan trên máy tính để mở. Nhiều chương trình scan có tùy chỉnh lưu trữ các tài liệu dưới dạng định dạng có sẵn như PDF,JPG hay DOC.
3. Chọn tùy chỉnh PDF nếu bạn muốn scan tài liệu mà vẫn giữ lại tất cả các đặc điểm gồm từ ngữ và hình ảnh. Bạn sẽ không thể thay đổi tài liệu này mà không có trình chỉnh sửa PDF, nhưng vẫn có thể xem và chia sẻ với chúng với mọi máy tính có cài đặt chương trình miễn phí Adobe Acrobat Reader. Thiết lập các tùy chọn PDF với kích thước và độ phân giải như chuẩn scan bạn muốn. Chương trình cho bạn chọn vị trí mặc định để lưu các tài liệu dạng PDF. Chọn nơi dễ thấy chẳng hạn như một thư mục trên màn hình máy tính.
4. Nhấp vào văn bản, Word hay biểu tượng của OCR. Chỉnh kích thước tài liệu, độ phân giải và vị trí mặc định cho tài liệu bạn muốn scan để có thể chỉnh sửa trong một trình xử lý. Nếu mọi nhân viên trong công ty đều dùng cùng một chương trình xử lý văn bản thì các tài liệu được lưu dưới định dạng do bộ xử lý trung tâm thiết lập. Nếu không, tốt nhất nên lưu các tài liệu dưới dạng Rich Text Format(rtf), vì các bộ vi xử lý đều có thể đọc được định dạng này,
5. Click vào tùy chọn để tùy chỉnh scan và thiết lập các thao tác thông thường khác mà bạn muốn thực hiện, chẳng hạn như mẫu scan 2-3 inch dạng PDF dùng cho các danh thiếp hay các vị trí riêng để các tàu liệu scan được lưu trữ.
6.   Kiểm tra lại mỗi thiết lập qua việc scan các dạng tài liệu phù hợp qua máy scan, sau đó là xem xét vị trí lưu tài liệu để đảm bảo luôn chuẩn xác. Chương trình OCR không chính xác tuyệt đối 100% được vì vậy luôn luôn phải kiểm tra các tập tin OCR có lỗi xảy ra hay không, đặc biêt là dạng phông chữ và đường viền văn bản không được phổ biến.
7. Thông báo cho các nhân viên còn lại vị trí lưu mỗi dạng tài liệu và cách dùng máy scan.
8. Sao lưu máy tính được dùng thường xuyên để lưu trữ các tài liệu. Việc này sẽ giữ bản sao của các tài liệu được scan nếu máy tính bị hư hỏng.

Chú Ý

Xem các tài liệu tốt nhất ở độ phân giải 1200 dpi, nhưng lại tạo ra các tập tin chiếm nhiều dung lượng trong các ổ đĩa và tốn nhiều thời gian khi mở hoặc khi gửi email. Hãy thử cài đặt tài liệu được scan có độ phân giải 300dpi trước, rồi tăng hay giảm theo ý muốn. Độ phân giải thấp sẽ phù hợp với các tài liệu chỉ xem trên máy tính chứ không in ra.